Jakie jest siedem procedur kontroli wewnętrznej w księgowości?

Kontrole wewnętrzne to zasady i procedury wprowadzone w celu zapewnienia ciągłej niezawodności systemów księgowych. Dokładność i niezawodność są najważniejsze w świecie księgowości. Bez dokładnych zapisów księgowych menedżerowie nie mogą podejmować w pełni świadomych decyzji finansowych, a sprawozdania finansowe mogą zawierać błędy. Procedury kontroli wewnętrznej w rachunkowości można podzielić na siedem kategorii, z których każda ma na celu zapobieganie oszustwom i identyfikację błędów, zanim staną się problemami.

Wskazówka

Siedem procedur kontroli wewnętrznej obejmuje rozdział obowiązków, kontrolę dostępu, kontrole fizyczne, znormalizowaną dokumentację, bilanse próbne, okresowe uzgodnienia i organ udzielający homologacji.

Rozdzielenie obowiązków

Rozdzielenie obowiązków wiąże się z rozdzieleniem odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych, depozyty, sprawozdawczość i audyt. Im dalsze obowiązki są rozdzielone, tym mniejsza szansa, że ​​pojedynczy pracownik popełnia oszustwo. W przypadku małych firm zatrudniających tylko kilku pracowników księgowych podział obowiązków między dwie lub więcej osób lub wymaganie przeglądu krytycznych zadań przez współpracowników może służyć temu samemu celowi.

Kontrola dostępu do systemu księgowego

Kontrolowanie dostępu do różnych części systemu księgowego za pomocą haseł, blokad i elektronicznych dzienników dostępu może uniemożliwić nieautoryzowanym użytkownikom dostęp do systemu, zapewniając jednocześnie możliwość audytu wykorzystania systemu w celu zidentyfikowania źródła błędów lub rozbieżności. Solidne śledzenie dostępu może również służyć przede wszystkim do zapobiegania próbom nieuczciwego dostępu.

Fizyczne audyty aktywów

Audyty fizyczne obejmują ręczne liczenie gotówki i wszelkich aktywów fizycznych śledzonych w systemie księgowym, takich jak zapasy, materiały i narzędzia. Fizyczne liczenie może ujawnić dobrze ukryte rozbieżności w saldach kont poprzez całkowite pominięcie zapisów elektronicznych. Liczenie gotówki w punktach sprzedaży może odbywać się codziennie lub nawet kilka razy dziennie. Większe projekty, takie jak inwentaryzacja ręczna, powinny być wykonywane rzadziej, być może raz w roku lub raz na kwartał.

Standaryzowana dokumentacja finansowa

Standaryzacja dokumentów używanych w transakcjach finansowych, takich jak faktury, wewnętrzne żądania materiałów, pokwitowania zapasów i raporty z wydatków na podróże, może pomóc w utrzymaniu spójności dokumentacji w czasie. Korzystanie ze standardowych formatów dokumentów może ułatwić przeglądanie wcześniejszych rekordów podczas wyszukiwania źródła rozbieżności w systemie. Brak standaryzacji może spowodować przeoczenie lub błędną interpretację elementów w takiej recenzji.

Salda próbne dzienne lub tygodniowe

Korzystanie z systemu podwójnego zapisu zwiększa wiarygodność, zapewniając, że księgi są zawsze zbilansowane. Mimo to nadal istnieje możliwość wystąpienia błędów w celu wytrącenia z równowagi systemu podwójnego zapisu w dowolnym momencie. Obliczanie dziennych lub tygodniowych sald próbnych może zapewnić regularny wgląd w stan systemu, umożliwiając wykrywanie i badanie rozbieżności tak szybko, jak to możliwe.

Okresowe rozliczenia w systemach księgowych

Sporadyczne uzgodnienia księgowe mogą zapewnić, że salda w systemie księgowym będą zgodne z saldami na rachunkach prowadzonych przez inne podmioty, w tym banki, dostawców i klientów kredytowych. Na przykład uzgodnienie bankowe obejmuje porównanie sald gotówki oraz zapisów depozytów i wpływów między systemem księgowym a wyciągami bankowymi. Różnice między tymi typami kont uzupełniających mogą ujawnić błędy lub rozbieżności na Twoich własnych kontach lub błędy mogą pochodzić od innych podmiotów.

Wymagania dotyczące organu udzielającego homologacji

Wymaganie od określonych menedżerów autoryzacji określonych typów transakcji może dodać warstwę odpowiedzialności do zapisów księgowych, udowadniając, że transakcje zostały sprawdzone, przeanalizowane i zatwierdzone przez odpowiednie organy. Wymaganie zgody na duże płatności i wydatki może na przykład uniemożliwić pozbawionym skrupułów pracownikom dokonywanie dużych oszukańczych transakcji z wykorzystaniem funduszy firmy.