Co się stanie, jeśli nie ustalisz terminu W-2 dla pracowników?

Według Urzędu Skarbowego formularze W-2 należy rozesłać pracownikom najpóźniej do 31 stycznia w przypadku formularzy pochodzących z poprzedniego roku kalendarzowego. Chociaż pracownicy mogą nie otrzymać ich pocztą w tym dniu, muszą - przynajmniej - zostać wysłani w tym momencie. Firmy, które nie przestrzegają tego konkretnego protokołu, mogą mieć konsekwencje.

Unikanie niezadowolonych pracowników

Oprócz wszelkich oficjalnych problemów, które możesz mieć z Urzędem Skarbowym (IRS) w związku z nieprzesyłaniem formularzy W-2 w odpowiednim czasie, możesz mieć do czynienia z grupą bardzo niezadowolonych pracowników, z których wielu prawdopodobnie oczekuje zeznanie podatkowe. Pracownicy mogą składać skargi nie tylko do Ciebie, ale także do IRS, co może pobudzić dalsze dochodzenie w Twojej firmie, jeśli wpłynie wiele skarg w tej sprawie.

Ocena IRS Fine

IRS nakłada kary w zależności od tego, jak późno zostały złożone Twoje formularze W-2. Kara w wysokości 50 USD za formularz jest nakładana za W-2 złożone w ciągu 30 dni od terminu, do maksymalnej kwoty 187 500 USD w przypadku małej firmy. W przypadku formularzy złożonych przed 1 sierpnia, ale później niż 30 dni, kara wzrasta do 100 USD za formularz, a maksymalna grzywna w wysokości 536 000 USD. Maksymalna grzywna wynosi 260 USD za formularz do 1 072 500 USD rocznie za formularze złożone po 1 sierpnia.

Zapewnienie dokładnych formularzy

Oprócz wysyłania formularzy W-2 na czas, musisz również upewnić się, że są one dokładne. Według strony internetowej IRS, jeśli prześlesz do IRS formularz W-2 twierdząc, że zapłaciłeś danemu pracownikowi określoną kwotę, a nie zapłaciłeś, osoba ta ma prawo do pozwu o odszkodowanie. Nakładana jest kara w wysokości 530 USD za formularz bez maksimum. Może być również konieczne zapłacenie grzywny w wysokości 5000 USD odszkodowania za złożenie fałszywego dokumentu i może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej.

Dokumentacja i komunikacja

Czasami, jeśli przynajmniej powiesz swoim pracownikom, że spóźniasz się ze swoimi W-2, ale pracujesz nad ich wydostaniem, niezadowolenie może być mniejsze niż wtedy, gdy w ogóle nic nie mówisz. Ponadto, jeśli wyślesz W-2 przed upływem terminu, ale otrzymałeś go z powodu złego lub starego adresu, nie otwieraj go ani nie wyrzucaj. Umieść go w aktach pracownika i zapisz na wypadek, gdyby skontaktował się z tobą w celu uzyskania formularza w przyszłości; masz przynajmniej dowód, że próbowałeś go wysłać.