Definicja maszyny POS

W niektórych branżach sprzedawcy pracują wyłącznie na podstawie zamówień zakupu lub szczegółowych umów zakupu, ale większość firm musi indywidualnie wybierać transakcje. W zależności od branży możesz brać gotówkę, czeki, karty lub losową kombinację wszystkich trzech. Jedną z najbardziej podstawowych potrzeb każdej firmy zorientowanej na sprzedaż jest sposób na dokonywanie i rejestrowanie sprzedaży i do tego służy maszyna POS.

Co to jest maszyna POS?

Pełne znaczenie POS to „punkt sprzedaży” lub, innymi słowy, jest to miejsce, w którym transakcja jest finalizowana. Sam termin może mieć kilka różnych interpretacji. W najwęższym znaczeniu oznacza to terminal, który znajduje się obok kasy i obsługuje karty kredytowe i debetowe oraz wszelkie karty podarunkowe, które akceptujesz w swojej firmie. Częściej, gdy mówisz o maszynie POS, będziesz myślał o całym terminalu, który ma ekran informacyjny i możliwość obsługi każdego rodzaju płatności. Istnieje również wiele urządzeń POS specjalnego przeznaczenia, które znajdują się gdzieś pomiędzy prostym terminalem kartowym a kompleksowym, wszechstronnym systemem POS. Niezależnie od tego, czy Twoje potrzeby przenoszą Cię do high-endu czy low-endu, każda maszyna POS musi obsługiwać niektóre z tych samych podstawowych funkcji.

Podstawowe funkcje POS

Oryginalna maszyna POS była prostą kasą. Nie robił wiele według współczesnych standardów, ale zapisywał każdą sprzedaż, do której dzwonił kasjer. Dzięki temu, jeśli wiedziałeś, ile gotówki jest w kasie na rozpoczęcie dnia, możesz poćwiczyć czy zaginęły jakieś pieniądze. Twoje dzienne sumy pokazały, czy sprzedaż rosła, czy spadała, a na podstawie liczby transakcji można było obliczyć wartość średniej sprzedaży. Gdybyś znał wartość swoich początkowych zapasów w dolarach, mógłbyś również cofnąć się od sum sprzedaży, aby dowiedzieć się, czy traciłeś pieniądze na kradzież zapasów lub niezarejestrowaną sprzedaż. To są wszystkie podstawowe funkcje POS, a nawet najwcześniejsze kasy fiskalne znacznie ułatwiły prowadzenie biznesu opartego na sprzedaży.

Z biegiem lat kasy fiskalne stały się znacznie bardziej wydajne. Można je zaprogramować tak, aby dodawały odpowiednie podatki do ceny sprzedaży, dzięki czemu nie trzeba było ich obliczać ręcznie, a także mogą rejestrować kwoty podatków do celów księgowych. Mogły dostarczać sumy częściowe według produktu lub kategorii produktów, a ostatecznie - gdy komputery stały się tańsze i ogólnie bardziej dostępne - zostały zaprojektowane do interakcji z komputerowym oprogramowaniem zaplecza. To jest moment, w którym tradycyjna kasa fiskalna przekształciła się w system kasowy, jakim używamy dzisiaj tego terminu.

Detaliczne systemy POS

Nowoczesny terminal POS do sprzedaży detalicznej wykracza daleko poza podstawowe funkcje starej kasy fiskalnej, nawet jeśli wygląda jak ta z zewnątrz. W rodowej kasie trzeba było ręcznie wprowadzić cenę każdego produktu; teraz jednak ceny są wstępnie zaprogramowane w systemie i odczytywane ze skanera kodów kreskowych. To znacznie ogranicza potencjalne błędy, a także poprawia dokładność raportów sprzedaży. Terminal POS można skonfigurować tak, aby śledził i rejestrował sprzedaż produktów i usług w dowolny sposób, który ma dla Ciebie znaczenie, i zazwyczaj łączy się to bezpośrednio z Twoim oprogramowaniem księgowym, dzięki czemu informacje są zawsze na wyciągnięcie ręki.

Sam automat POS może nadal wyglądać jak kasa fiskalna z szufladą pod spodem, tradycyjnym układem klawiatury i wbudowaną drukarką pokwitowań, która używa rolki wąskiego papieru do drukowania swoich pasków. Niektóre systemy stosują inne podejście, umieszczając mały komputer pod ladą z szufladą na pieniądze i używając klawiatury komputerowej do wprowadzania danych, które nie pochodzą ze skanerów kodów kreskowych. Inny styl automatu POS całkowicie eliminuje klawiaturę, wykorzystując ekrany dotykowe do wprowadzania informacji. Styl używanego terminala nie jest najważniejszy. Wszystkie te trzy typy, a także bardziej wyspecjalizowane terminale niszowe, działają po prostu jako nakładka na oprogramowanie, które naprawdę obsługuje Twój sklep.

Transakcje to tylko punkt wyjścia

Dzwonienie podczas wyprzedaży to najbardziej podstawowa rzecz, jaką wykonuje automat POS, ale nie potrzebujesz do tego wyrafinowanego sprzętu. Możesz to zrobić za pomocą długopisu i książeczki pokwitowań, jeśli zajdzie taka potrzeba, a jest wielu małych operatorów, którzy dokładnie to robią. Problem z ręcznym śledzeniem transakcji polega na tym, że jest to czasochłonne i ogranicza rozwój Twojej firmy. Nowoczesny, skomputeryzowany system POS został zaprojektowany w celu usprawnienia dostępu do wszystkich informacji sprzedażowych w celach księgowych i zarządczych. Tak naprawdę płacisz za możliwość przekształcania surowych danych sprzedażowych w coś, za co można zarządzać.

Usprawnione księgowanie i raportowanie

Przepływ gotówki może być siłą napędową biznesu, ale informacja jest kością i ścięgnem i właśnie tam będzie świecił dobry system POS. Wszystkie informacje dotyczące sprzedaży trafiają bezpośrednio w ręce księgowych, eksportując dane do systemu księgowego lub - najlepiej - integrując się bezpośrednio z oprogramowaniem księgowym. Wyeliminowanie dodatkowego etapu wprowadzania danych zapewnia szybsze raportowanie i omija moment, w którym błędy mogą wkradać się do Twojej rachunkowości. Wszystkie dane dotyczące sprzedaży są na wyciągnięcie ręki każdego dnia, często z dokładnością do sekundy, więc decyzje dotyczące zarządzania zawsze będą oparte na rzetelnych informacjach.

Chcesz wiedzieć, które produkty lub kategorie sprzedają się najlepiej w każdej lokalizacji lub w każdym dziale? Które zmiany lub którzy poszczególni sprzedawcy odpowiadają za przemieszczanie największej ilości produktów? Ilu klientów skorzystało z Twojej najnowszej oferty kuponów lub przyszło po produkt, który reklamowałeś tylko w jednym określonym miejscu? Twój system POS powinien ci o tym mówić lub powinien być w stanie, przy minimalnych modyfikacjach.

Wieczyste zapasy

Kolejną rzeczą, jaką zrobi dla Ciebie system POS, i jest to bardzo ważne, jest dostarczanie aktualnych informacji o stanie zapasów. Komputer rejestruje początkowe zapasy w danym okresie, a następnie monitoruje wychodzące sprzedaże i przychodzące zamówienia, więc w dowolnym momencie stan zapasów wyświetlany na komputerze powinien być aktualny. Nazywa się to „wiecznym zapasem” i jest zarówno wygodą, jak i głównym narzędziem do zarządzania. Jeśli dysponujesz dokładnymi, aktualnymi stanami magazynowymi i solidnymi prognozami sprzedaży w nadchodzących tygodniach lub miesiącach, możesz zamówić tylko tyle zapasów, ile prawdopodobnie będziesz potrzebować.

Zamawianie tylko tego, czego potrzebujesz i wtedy, gdy tego potrzebujesz - zobaczysz, że jest to opisane jako zamawianie „na czas” - może naprawdę zmienić grę. Twoje zasoby gotówkowe nie są zablokowane w nadmiernych zapasach, będziesz potrzebować mniej miejsca w magazynie i mniej prawdopodobne jest, że będziesz oznaczać przestarzałe towary, aby się ich pozbyć.

Zarządzanie zapasami fizycznymi

Niektóre systemy POS mogą również pomóc w zarządzaniu zapasami fizycznymi. Będą śledzić przychodzące produkty według kategorii, fizycznej lokalizacji lub innych kryteriów, które uznasz za ważne. Kiedy nadejdzie czas, aby policzyć fizyczne zapasy, a następnie porównać je z wieczystymi zapasami komputera, punkt sprzedaży może powiedzieć, gdzie szukać i ile powinno znajdować się w danej sekcji. Jeśli masz produkty przechowywane w różnych lokalizacjach, a jeden magazyn pokazuje więcej zagubionych lub zagubionych produktów niż inne magazyny, oznacza to, że możesz mieć problem z bezpieczeństwem lub kradzieżą w tej konkretnej lokalizacji. Nawet jeśli okaże się to zwykłą nieostrożnością, są to przydatne informacje, na podstawie których możesz działać, aby upewnić się, że wszyscy przestrzegają tych samych procedur.

Menedżer ds. relacji z klientami

Równie ważne jak księgowość i zarządzanie zapasami, odnoszący sukcesy biznes to coś więcej niż liczenie fasoli. Sposób, w jaki wchodzisz w interakcje z klientami i to, co o nich wiesz, może sprawić, że Twoje nadzieje na długoterminowy wzrost lub zniwelują się. Wiele systemów POS śledzi historię zakupów Twoich klientów w czasie i możesz zacząć orientować się, kim są Twoi najlepsi klienci i jakie nowe produkty mogą ich zainteresować. Bez pomocy komputera czasami łatwo jest przeoczyć niewyraźnych klientów, którzy są stałymi klientami, ale którzy nie robią wystarczająco dużego szumu, aby zapadać w pamięć, ale często są kręgosłupem Twojej firmy.

Hospitality POS Systems

Systemy POS nie są ograniczone do konwencjonalnych firm opartych na sprzedaży. Mają również kluczowe znaczenie w branży hotelarskiej, gdzie są wykorzystywane do radzenia sobie z jeszcze bardziej złożonymi scenariuszami. Na przykład w restauracji system musi śledzić składane zamówienia i drukować bilety dla personelu kuchennego, aby poinformować ich, co mają przygotować. Wyrafinowane systemy mogą pójść o krok dalej i wydrukować osobne bilety dla każdego stanowiska w kuchni, tak aby każdy kucharz miał własną listę zamówień. System musi również umożliwiać śledzenie napiwków, opłat za wyżywienie i różne inne opłaty specjalne, a także śledzenie zwykłych cen sprzedaży i podatków.

Najbardziej wydajne systemy POS w restauracjach mogą również zapewnić pomoc w zarządzaniu zapasami, z której korzystają detaliści. W takich przypadkach wszystkie przepisy ze standardowego menu są wcześniej wprowadzane do komputera. Jeśli Twoi klienci żądają 213 zamówień na Twoje ulubione danie z krewetkami z pesto danego wieczoru, system może dostosować poziomy zapasów, aby pokazać, jak duży wpływ na Twoje zaopatrzenie w składniki. Zawsze wiesz, kiedy i ile zmienić.

Terminale POS do przetwarzania kart

Miło jest marzyć o tym, by wszystkie te funkcje były na wyciągnięcie ręki, ale realistycznie nie każda firma wymaga pełnowymiarowego systemu POS, zwłaszcza na początku. Na razie możesz być w porządku z kasą oldschoolową, zwłaszcza jeśli wyskoczenie na krzykliwy system POS spowodowałoby brak funduszy na inne ważne rzeczy, takie jak zapasy i listy płac. W takim przypadku wszystko, czego naprawdę potrzebujesz, to terminal do przetwarzania kart. Każdy może akceptować gotówkę i czeki jako płatność, a te proste automaty POS dają możliwość przyjmowania kart kredytowych, kart debetowych i kart podarunkowych.

W niektórych przypadkach nawet wyrafinowane systemy POS podejmują pragmatyczną decyzję o zastosowaniu oddzielnych terminali do przetwarzania kart. Jeśli wbudujesz tę funkcję w monitor lub klawiaturę, jedynym sposobem jej ulepszenia jest wymiana monitora lub klawiatury, co jest zwykle kosztowną opcją. Dzięki oddzielnym terminalom, gdy pojawiają się nowe technologie, takie jak karty chipowe lub karty płatnicze, wystarczy, że usługa przetwarzania płatności wymieni lub zaktualizuje terminale.

Terminale obsługujące karty mobilne

Firmy mobilne mogą nawet akceptować płatności kartą, co może być bardzo przydatne, jeśli jesteś rzemieślnikiem lub sprzedawcą na targu albo jeśli prowadzisz taksówkę lub firmę dostawczą. Na przykład, jeśli masz pizzerię, firma, która zapewnia regularne terminale do przetwarzania kart, prawdopodobnie może ustawić dla Ciebie mobilną wersję zasilaną bateryjnie dla kierowców dostawczych. Korzystają z technologii telefonii komórkowej, z kartą SIM i komórkową transmisją danych, dzięki czemu możesz przyjmować płatności wszędzie tam, gdzie jest sygnał komórkowy.

Możesz nawet dodać mały czytnik kart lub „klucz sprzętowy” do telefonu lub tabletu, aby używać go jako prostego urządzenia POS. Czytniki kart są dostępne u wielu dostawców i akceptują płatności za pośrednictwem usług takich jak Square i PayPal, a także za pośrednictwem konwencjonalnych dostawców usług.